Mandanteninformation zur sog. A1-Bescheinigung
Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (A1) auf Grundlage der EU-Verordnung Nr. 883/2004 vom 29. April 2004
Dienstreisen ins Ausland gehören für viele Arbeitnehmer wie auch Selbstständige zum Arbeitsalltag. Was schon lange gilt, wird nach unserer Wahrnehmung zunehmend öfter und strenger kontrolliert, es drohen empfindliche Geldbußen. Zeit also für ein kurzes Fresh-Up:
Was wird bescheinigt?
Jedes EU-Land hat ein eigenes Sozialversicherungssystem. Wer im Ausland arbeitet, müsste dort auch Beiträge zahlen. Durch die A1-Bescheinigung, auch Entsendebescheinigung genannt, soll dies vermieden werden, denn mit ihr wird die Sozialversicherungspflicht in Deutschland nachgewiesen. Die A1-Bescheinigung erspart Versicherten die lokalen Sozialabgaben und damit doppelte Beiträge.
In welchen Staaten braucht man eine A1-Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung wird benötigt für Geschäftsreisen in die EU-Mitgliedsstaaten sowie nach Island, Lichtenstein, Norwegen und in die Schweiz.
Wann benötigt man eine A1-Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung wird für jeden beruflich bedingten Grenzübertritt benötigt. Dabei ist es egal, ob es sich um längere Projektmeetings, Fortbildungsveranstaltungen, Konferenzen, Messebesuche oder auch nur kurze Dienstreisen von nur wenigen Stunden handelt.
Merke: Eine A1-Bescheinigung muss für jedes Land und jeden Einsatz separat beantragt werden.
Was droht ohne A1-Bescheinigung?
Hat man die A1-Bescheinigung auf einer Geschäftsreise in die vorgenannten Länder nicht dabei, kann das Ärger bedeuten: Bei Kontrollen drohen hohe Bußgelder, auch können die Sozialversicherungsbeiträge nach dem Recht des Aufenthaltslandes sofort eingezogen werden. Ferner kann der Zutritt zu Firmen- oder Messegeländen sowie Baustellen verweigert werden. Die Handhabung variiert in den EU-Ländern. Österreich verhängt bspw. bei fehlenden A1-Bescheinigungen Bußgelder zwischen € 1.000,00 und € 10.000,00 und zwar sowohl gegen den einzelnen Mitarbeiter als auch gegen das Unternehmen.
Was ist neu?
Seit dem 01. Januar 2019 ist das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren für alle Arbeitgeber verpflichtend geworden [vgl. § 106 SGB IV, Art. 12 Abs. 1 der EU-Verordnung (EG) 883/2004]. Ausgenommen hiervon sind Selbstständige, sie beantragen die A1-Bescheinigung weiterhin schriftlich. An einer digitalen Lösung auch für Selbstständige wird derzeit gearbeitet.
In der Übergangsphase, die bis zum Juni 2019 dauerte, zeigte sich, dass es bei der Bearbeitung durch die zuständigen Behörden zeitliche Engpässe gab.
Was ist zu tun?
Vor Antritt einer Auslandsreise ist daher möglichst früh ein Antrag zu stellen und die A1-Bescheinigung ist bei der Geschäftsreise mitzunehmen. Sollte sie bei Antritt der Reise noch nicht vorliegen, ist zumindest der Antrag in Papierform oder als Screenshot als Nachweis bei sich zu führen.
Und zukünftig?
Die Europäische Kommission und der Rat haben vereinbart, die EU-Verordnung 883/2004 zu überarbeiten, um vor allem kurzfristige Geschäftsreisen innerhalb Europas zu erleichtern. Warten wir ab, ob die Erleichterungen tatsächlich kommen.
